Kdy a za jakých podmínek můžete použít služební auto k soukromým účelům?

Možnost využívat služební automobil i pro osobní potřebu je čím dál populárnější benefit, který zaměstnancům nabízí větší flexibilitu a finanční úsporu. Je ovšem důležité mít sjednané kvalitní havarijní pojištění, které pokryje případné nehody a ochrání jak zaměstnance, tak zaměstnavatele. Přečtěte si, jak bezpečně využívat firemní auto pro soukromé účely a co dalšího je třeba mít na paměti.

Výhody a nevýhody využívání služebního automobilu pro soukromé účely

Před tím, než začnete firemní auto využívat i pro svou osobní potřebu, důkladně se seznamte se všemi přínosy, ale také s možnými úskalími. Použití služebního vozidla pro soukromé účely je sice o příjemný zaměstnanecký benefit, ale pojí se s ním i velký díl odpovědnosti a také určité povinnosti. Podívejte se na náš přehled kladů i záporů, které byste v této oblasti měli znát. 

Plusy 

• Pohodlí a flexibilita: Firemní vůz vám umožní cestovat pohodlně a podle vlastního časového plánu, bez nutnosti spoléhat například na veřejnou dopravu, taxi či vlastní vozidlo. 
• Reprezentativní výhoda: Firemní auto může zvyšovat vaši profesní image. To oceníte především na pracovních schůzkách s klienty a obchodními partnery. 
• Úspora peněz: Nemusíte řešit koupi vlastního vozu, ani řešit náklady související se servisem, pojištěním či leasingem auta.

Mínusy

• Odpovědnost za vůz: Zavazujete se k dodržování pravidel pro používání firemního auta a máte povinnost ho udržovat v dobrém stavu. Pokud tyto podmínky porušíte, můžete čekat postih nebo odebrání vozu. 
• Daňové zatížení: Používání služebního automobilu pro soukromé účely bývá zdaněno jako nepeněžní příjem, což může vést k vyšším odvodům daní a pojištění.
• Určitá omezení: Můžete čekat jisté limitující podmínky ze strany zaměstnavatele. Mezi nejčastější patří zákaz řízení firemního auta třetí osobou nebo bývá stanovený limit počtu najetých kilometrů pro soukromé účely. 

Náklady a zdanění při používání služebního auta k soukromým účelům

Zdanění jako nepeněžní příjem

Pokud zaměstnanec používá firemní automobil k osobním účelům, bere se to jako nepeněžní příjem. Zákon stanoví hodnotu tohoto příjmu na 1 % z pořizovací ceny vozu za měsíc. Tato částka se připočítává k hrubé mzdě a podléhá zdanění i odvodům na sociální a zdravotní pojištění.

Možné náklady na palivo a další výdaje

Ve většině případů si zaměstnanec hradí pohonné hmoty pro soukromé jízdy sám. Firmy mohou nabídnout možnost srážky nákladů na palivo přímo z výplaty nebo přičtení hodnoty paliva k nepeněžnímu příjmu. Kromě paliva si může zaměstnanec hradit parkovné, mytí vozu nebo doplňky do interiéru.

Jak se definuje soukromá cesta služebním automobilem?

Služební automobil je samozřejmě určený primárně pro pracovní účely, jako jsou služební cesty, schůzky a další povinnosti vyplývající z pracovní náplně. Některé firmy ovšem umožňují zaměstnancům využívat firemní auto i mimo práci, například k běžnému osobnímu používání nebo s ním zaměstnanec může dokonce jet i na dovolenou.

Zaměstnavatel může poskytnout auto k soukromým účelům dvěma způsoby:

• Bezplatné užívání: Považuje se za nepeněžní příjem zaměstnance a je oceněno zákonem jako 1 % z pořizovací ceny vozu měsíčně (minimálně 1 000 Kč). Tato částka obvykle pokrývá některé náklady, jako je například pojištění nebo údržba. Rozhodující není, zda zaměstnanec auto aktivně využívá, ale zda je mu k dispozici.
• Platba pronájmu vozu: V tomto případě zaměstnanec platí pronájem vozu ve výši obvyklé ceny nebo za sníženou částku.

Ostatní související výdaje zaměstnanec většinou hradí sám. Spadají sem například náklady jako je parkovné, údržba a doplňky (čištění, interiérové příslušenství), pohonné hmoty (započítané do mzdy jako srážka nebo jako součást nepeněžního příjmu).

Jak se evidují kilometry při použití služebního automobilu pro soukromé účely?

U služebního automobilu využívaného pro soukromé účely je nutné vést evidenci najetých kilometrů, která zahrnuje jak služební, tak osobní cesty. Tím se usnadní vyúčtování pohonných hmot pro soukromé účely, které si zaměstnanec hradí sám. 

Kilometry se zapisují do knihy jízd, kde je nutné zaznamenat:

• datum,
• počet kilometrů na tachometru před jízdou i po ní.

Nezbytné je samozřejmě také dokládání účtenek za čerpání pohonných hmot, které zaměstnanec musí uchovávat a nejčastěji na měsíční bázi předat účetnímu oddělení zaměstnavatele.

Možnosti pro vedení knihy jízd

Kniha jízd se dnes už dá vést také různými způsoby:

Důsledné zaznamenávání jízd: Každou realizovanou jízdu je třeba pečlivě zaznamenat a přehledně odlišit, zda se jednalo o pracovní nebo soukromou cestu. Samozřejmostí jsou také základní informace jako je:

• datum, 
• účel cesty,
• počet ujetých kilometrů.

Klasická kniha jízd: Jízdy je možné vést v tradiční knize jízd nebo v tabulkách. Tato metoda vyžaduje pečlivost a pravidelnost, ale postačuje pro splnění evidenčních požadavků.

Aplikace a moderní technologie: Jednotlivé jízdy je možné sledovat s pomocí GPS aplikací, které sledují všechny důležité údaje a rozlišují také mezi soukromými a pracovními cestami. Je možné také jejich propojení s odpovídajícím softwarem pro přesnou evidenci pro potřeby zaměstnavatele.

Co musí zaměstnanec dodržet při používání firemního auta pro soukromé účely?

V první řadě je třeba se řídit podmínkami, které jsou ve smlouvě ohledně používání firemního vozidla k osobním účelům uvedené. A to jak pro pracovní, tak pro osobní jízdy. Seznamte se také s postupy pro případ dopravní nehody. Zaměstnavatel totiž může chtít po zaměstnanci uhradit část škody, pokud ji pojišťovna nezaplatí v plné výši.

Vozidlo pak vlastní a spravuje zaměstnavatel, který má také na starosti sjednání povinného ručení a ideálně také havarijního pojištění.

Jak postupovat při nehodě se služebním vozem během soukromé jízdy

Hlavní je dodržet správný postup, hezky krok za krokem:

1. Zabezpečte místo nehody výstražným trojúhelníkem. Pokud je to třeba, můžete také usměrnit provoz, nezapomeňte si ovšem nasadit reflexní vestu.
2. Vyplňte formulář o nehodě a zaznamenejte do něj všechny důležité informace i průběh události. Samozřejmostí jsou informace jako je datum, čas nehody, informace o pojišťovnách a řidičích. 
3. Klidně pořiďte také fotografie z místa nehody. Nejen celek, ale i důležité detaily. 
4. V případě, že při nehodě došlo ke zraněním, škodě vyšší než 100 000 Kč nebo poškození veřejného majetku (např. svodidla či značky), zavolejte policii. 
5. Vzhledem k tomu, že vozidlo patří zaměstnavateli, který je v tomto případě pojištěným, neprodleně zaměstnavatele o nehodě informujte. 

Pokud hledáte výhodné povinné ručení či havarijní pojištění, ať už pro své nebo firemní účely, podívejte se do online kalkulačky havarijního pojištění. Během chvíle v ní uvidíte přehledně porovnané nabídky hned od několika prověřených pojišťoven působících na českém trhu.