Jak na uplatnění náhrad na soukromé vozidlo použité pro podnikatelské účely?

Své auto můžete používat i k podnikání nebo v něm můžete vyrazit na služební cestu. Při použití soukromého vozidla pro služební účely navíc máte nárok na různé náhrady. Povíme si, jak se počítá náhrada za použití soukromého vozidla, jak takovou náhradu uplatnit nebo zda si můžete odepsat auto z daní.

Použití soukromého vozidla pro služební účely a k podnikání

Své soukromé auto můžete použít jak k podnikatelským účelům (pokud jste OSVČ), tak i jakožto dopravní prostředek na služební cestu. Neexistují žádná omezení ani limity pro počet aut používaných k podnikání. (Pouze pokud chcete využívat tzv. paušál na dopravu, musíte ho uplatňovat nanejvýš na 3 auta).

Takže svým osobním autem můžete jezdit kamkoliv a kdykoliv. A dobrou zprávou je, že nikoliv zadarmo nebo na vlastní náklady. Za použití soukromého vozidla pro služební účely totiž můžete získat „příspěvek“ od zaměstnavatele, případně od státu, jehož výše se řídí českými zákony a vyhláškami.

Co když naopak používáte služební auto k osobním účelům?

Soukromé auto pro služební účely

Posílá vás zaměstnavatel na služební cestu? Podle zákoníku práce máte nárok na úhradu cestovních nákladů. A nejde pouze o náklady na samotnou cestu. Zaměstnavatel má povinnost proplatit vám náklady na:

• ubytování,
• stravné,
• pohonné hmoty,
• jízdné.

Je přitom jedno, jestli vás vyslal do jiného města nebo do zahraničí. Pokud máte vykonat dohodnutou práci mimo své pracoviště (tedy mimo to místo, které máte uvedené v pracovní smlouvě), jedná se vždy o pracovní cestu. S ní navíc musíte souhlasit – nemůžete na ni být vysláni povinně.

Cestovní náhrady za stravné

Náklady na stravné jsou uvedeny v zákoníku práce a mají svůj spodní a horní limit. Jejich výše se navíc odvozuje od doby, jakou na pracovní cestě strávíte. A pokud vám zaměstnavatel zařídí stravování na místě, náhrady na stravné vám podle počtu zajištěných jídel zdarma pokrátí (opět podle toho, jak dlouho na služební cestě jste).

Každý rok mohou být navíc náklady na stravu upraveny aktuální vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR.

Podle aktuální vyhlášky MPSV platné od 1. ledna 2024 má pracovník nárok na náhrady na stravné ve výši nejméně:

• 140 Kč/den – pokud pracovní cesta trvá 5–12 hodin
  • V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 70 % za každé jídlo zdarma.
• 212 Kč/den – pokud pracovní cesta trvá 12–18 hodin
  • V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 35 % za každé jídlo zdarma.
• 333 Kč/den – pokud pracovní cesta trvá déle než 18 hodin
  • V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 25 % za každé jídlo zdarma.

Cestovní náhrady na dopravu

Co se týká dopravy, tak můžete po dohodě využít své soukromé auto pro služební účely. Cestovní náhrady na osobní automobil se pak dají počítat dvojím způsobem:

• buď podle skutečných nákladů za pohonné hmoty (doložené účtenkami) + náhradou za opotřebení
• nebo podle paušálních cen stanovených Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR.

Vždy se ale před cestou ujistěte, že máte platné povinné ručení. Za něj si totiž zodpovídáte sami. To nejvýhodnější můžete najít prostřednictvím online kalkulačky povinného ručení na Ušetřeno.cz

Jak se počítá náhrada za použití soukromého vozidla?

Pokud zaměstnavatel zvolí formu náhrady za použití osobního vozidla podle paušálu daného ministerstvem práce a sociálních věcí, tak se musí řídit aktuální vyhláškou MPSV.

(Tato vyhláška o náhradách se aktualizuje zpravidla jednou ročně, a to na začátku kalendářního roku. Pokud ale dojde ke skokovému zdražení pohonných hmot, může dojít k aktualizaci vyhlášky i v průběhu roku - a třeba i dvakrát nebo třikrát.)

Na webu MPSV najdete aktuální vyhlášku č. 398/2023 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2024. 

Vyhláška platí od 1. ledna 2024 a podle ní je sazba náhrady za 1 kilometr jízdy:

• 1,50 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek
• 5,60 Kč u osobních motorových vozidel

Ve vyhlášce se také počítá s průměrnou cenou pohonných hmot, která byla stanovena jakožto:

• 38,20 Kč za 1 litr benzinu (95 oktanů)
• 42,60 Kč za 1 litr benzinu (98 oktanů)
• 38,70 Kč za 1 litr nafty
• 7,70 Kč za 1kWh elektřiny

Proměny sazby základní náhrady za používání motorových vozidel

Zdroj: www.mpsv.cz

Při služebních cestách snadno může dojít k nehodě. Proto je jistější mít sjednané i havarijní pojištění. Nabídky jednotlivých pojišťoven si můžete srovnat prostřednictvím Ušetřeno.cz.

Soukromé auto v podnikání

Podnikáte a používáte své soukromé auto? Nebo jste nakoupili firemní auta a dáváte je k dispozici zaměstnancům na služební cesty? A nebo v podnikání využíváte auto zakoupené na leasing, půjčené auto nebo auto spadající do obchodního majetku firmy?

V takových případech NEMŮŽETE využít náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání stanovené paušálem od Ministerstva práce a sociálních věcí.

Přesto nemusíte jezdit na vlastní náklady. Řešení, jak dopočítat a pokrýt náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání, existuje více:

Náklady na pohonné hmoty

Jednou z možností je úhrada nákladů za pohonné hmoty. Dáte tedy zaměstnanci k dispozici své firemní auto, zaměstnanec do něj bude tankovat za své peníze a vy mu pak peníze na základě doložených účtenek proplatíte (tedy vrátíte).

Kniha jízd

Druhou a velmi častou variantou je pokrytí nákladů na soukromé auto v podnikání na základě knihy jízd.

Kniha jízd je oficiálním účetním dokladem. Evidují se do ní všechny údaje o použití daného vozidla, a to ať už je soukromé nebo služební.

V současné době může být kniha jízd papírová, stejně jako může jít o elektronickou knihu jízd (existují speciální programy sloužící jako kniha jízd).

Ze zákona přitom knihu jízd musejí vést:

• živnostníci
• firmy
• plátci DPH
• neplátci DPH bez paušálních výdajů
• podnikatelé, kteří musejí dokládat dodržování bezpečnosti práce

Do knihy jízd se vyplňují následující údaje:

• datum jízdy
• čas odjezdu
• čas příjezdu
• stav tachometru na začátku
• stav tachometru na konci
• čerpání pohonných hmot (množství, cena)

Zapisovat se může také účel cesty, bezpečnostní přestávky a zaplacené mýtné.

Výdajový paušál na dopravu

Třetí variantou, jak proplácet náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání, je takzvaný výdajový paušál. Ten je určený pro podnikatele a firmy. Jeho principem je, že se neřeší skutečné výdaje, které s provozem vozidla souvisí. Nevýhodou je, že ho můžete použít nanejvýš na tři auta.

V zákoně o daních z příjmů se o výdajovém paušálu na dopravu hovoří jako o možnosti, kdy podnikatel využívající auto k podnikání může každý kalendářní měsíc uplatnit částku 5 000 Kč, která se tak stává takzvaným daňově uznatelným nákladem.

 Pokud se auto nevyužívá jen k podnikání, počítá se výdajový paušál jako 4 000 Kč měsíčně.

Kniha jízd se nevede ani není potřeba schovávat si účtenky a doklady související s provozem soukromého vozidla pro podnikání.

Jak vypočítat a uplatnit náhrady na soukromé vozidlo?

Náhrady za použití soukromého vozidla můžete vypočítat a uplatnit několika způsoby. Záleží to přitom i na faktu, vůči komu je budete uplatňovat.

Pokud máte zaměstnance a ti jezdí svými osobními auty v rámci pracovní činnosti, budou po vás požadovat cestovní náhrady na osobní automobil. Výpočet cestovních náhrad na osobní automobil přitom můžete udělat následovně:

1. Podle knihy jízd – zaveďte pro své pracovníky knihu jízd, do které budou zaznamenávat všechny informace o cestách autem. Na jejich základě jim uhradíte náhrady na osobní auto - a to prostým sčítáním a násobením jednotlivých položek.
2. Podle základních náhrad stanovených ministerstvem práce a sociálních věcí, které činí 5,60 Kč/km pro osobní vozidla a 1,50 Kč/km pro jednostopá vozidla a tříkolky. Prostým vynásobením počtu najetých kilometrů číslem 5,6 (potažmo 1,5) získáte výslednou výši náhrad za používání motorového vozidla.
3. Cena za km na osobní auto – vezmete v potaz množství a cenu natankovaného paliva, další náklady na cestu (například dálniční známku, mýtné, parkovné...) a k tomu i náklady na technickou prohlídku, povinné ručení a další výdaje související s provozem daného vozidla. Vše pak sečtete.
4. Jako majitel firmy nebo živnostník máte nárok uplatňovat paušální výdaje na dopravu vycházející ze zákona o dani z příjmu, které činí 4 000 až 5 000 Kč jakožto daňově uznatelný náklad na provoz vozidla za každý kalendářní měsíc.

Pozor – zaměstnanec, který v práci používá své vlastní nákladní vozidlo, autobus nebo traktor má v případě výpočtu náhrad za použití soukromého vozidla nárok na dvojnásobnou výši náhrady. Detailně se o tom můžete dočíst v Zákoníku práce, v zákoně č. 262/2006 Sb., § 157, odst. 4–5.

Silniční daň

V souvislosti s využíváním auta v podnikání se často mluví o silniční dani. Dříve skutečně platilo, že silniční daň museli hradit všichni podnikatelé včetně majitelů osobních aut.

Aktuálně ale silniční daň platí pouze majitelé velkých nákladních automobilů. Tato zákonná povinnost vznikla už v roce 2022. A i proto se může více vyplatit třeba nákup auta na firmu.

Dříve se silniční daň týkala mnohem většího spektra majitelů motorových vozidel –  museli ji platit majitelé následujících vozidel používaných pro podnikání:

• osobních automobilů,
• autobusů,
• dodávek,
• vozidel do 3,5 tuny,
• nákladních vozidel a přívěsů s hmotností od 3,5 tuny do 12 tun.

Nezapomeňte na havarijní pojištění, které kryje škody na vašem autě. Srovnejte si nabídky na trhu zdarma přes naši kalkulačku havarijního pojištění.

Můžu si odepsat auto z daní?

Jakožto fyzická osoba, tedy zaměstnanec, nemáte možnost odepsat si koupené auto z daní. Pokud ale podnikáte, stát vám dává možnost ušetřit na novém autě, a to právě s pomocí odpisů v rámci daně z příjmů.

V roce 2024 se ale odpisy aut z daní změnily. Pro auta podnikatelů a firemní auta od ledna 2024 platí, že:

• Není možné odečíst si celou DPH u nového auta dražšího než 2 000 000 Kč.
• Do daňových nákladů není možné uplatnit celou cenu auta za 2 000 000 Kč a více.
• Už není možné uplatnit mimořádné odpisy.

Příklad: U auta s pořizovací cenou 2 000 000 Kč koupeného v prosinci 2023 máte možnost dát si v roce 2024 do nákladů díky zrychleným odpisům 1 200 000 Kč. Pokud si takové auto koupíte v roce 2024, můžete si do nákladů dát pouze třetinu, tedy 400 000 Kč. Není to ale tak, že byste nakonec prodělali, jen to potrvá déle.

Pokud si ovšem pořídíte pro podnikání elektromobil, fungují u něj odpisy dál ve zrychlené formě – díky vládnímu konsolidačnímu balíčku jsou zrychlené odpisy po elektromobily k dispozici až do roku 2028.

Zde se také hodí zmínit, že existuje ještě speciální ekologická daň, která se týká koupě ojetého auta (a to nejen pro podnikatelské účely).

Výhodné povinné ručení pro podnikatele

Kromě toho, že můžete bez jakýchkoliv limitů používat soukromé auto v podnikání a pak na něj navíc uplatnit náhrady za použití soukromého vozidla, tak to s sebou přináší i další výhody. Třeba v povinném ručení.

Začínající podnikatelé totiž často netuší, že povinné ručení pro podnikatele je výhodnější. V základu sice funguje stejně, ale můžete v rámci něho získat lepší podmínky a může mít mnohem větší rozsah. Můžete na něm tedy ušetřit.

Při srovnání povinného ručení se vám rozhodně vyplatí zohlednit i tuto skutečnost (různé výhody můžete získat také u havarijního pojištění). Vyzkoušejte naši kalkulačku povinného ručení a zjistěte, kde to pro vás bude nejvýhodnější a kde dostanete nejlepší podmínky.

Havarijní pojištění si můžete srovnat i sjednat na stejném místě.